Knowledge Management

Setelah di blog sebelumnya dibahas mengenai KNOWLEDGE, sekarang kita aka membahas mengenaih Knowledge Management. Apa itu? Jika diterjemahkan ke bahasa Indonesia akan menjadi manajemen pengetahuan dan secara umum, memang itulah Knowledge management, bagaimana suatu pengetahuan di atur/di manajemen. xD

Knowledge management secara sederhana dapat diartikan sebagai "doing what is needed to get the most out of knowledge resources." Melakukan tindakan yang diperlukan agar para knowledge resources memberikan/men-shared knowledge mereka.

Dalam bahasa formalnya, beberapa definisi knowledge management dapat dilihat sebagai berikut:

Menurut GlaxoSmithKline,

"Kemampuan yang dimiliki oleh komunitas dalam suatu organisasi untuk menangkap pengetahuan yang kritikal bagi mereka, secara konstan mengembangkan dan membuat pengetahuan tersebut tersedia dengan cara yang paling efektif bagi yang membutuhkan, sehingga mereka dapat secara kreatif mengeksploitasi pengetahuan tsb untuk dapat menambah value sebagai bagian yang normal dari pekerjaan mereka." 

Menurut West Midlands Regional Observatory, UK

"Knowledge management (KM) akan memberikan kolaborasi yang luar biasa dan partnership yang berjalan. KM akan memastikan  region yang ada memaksimalkan  value dari  aset-aset informasi dan pengetahuan dan  hal tersebut akan membantu warga menggunakan kreatifitas dan kemampuan mereka dengan lebih baik, memimpin untuk meningkatkan efektifitas dan inovasi."
 

Case Services Improvement Partnership (CSIP)

"Kami menyadari aset terpenting kami adalah people dan pengetahuan yang dimiliki oleh mereka. Kami menyadari KM sebagai perkembangan dari lingkungan yang didalam lingkungan tersebut people bersedia untuk berbagi (share), learn (belajar) dan berkolaborasi untuk terus berkembang"

Dari Wikipedia:

Knowledge Management (KM) terdiri dari sejumlah strategi dan praktisi yang digunakan dalam suatu organisasi untuk mengidentifikasi (identification), menciptakan (create), represent, distribute dan memungkinkan adopsi wawasan dan pengalaman. Wawasan dan pengalaman tersebut terdiri atas knowledge, baik yang dimiliki oleh individual maupun yang terdapat dalam proses dan kegiatan di organisasi.

dari berbagai sumber.

Model Konversi Knowledge

Seperti yang sudah kita ketahui, pengetahuan atau knowledge dibagi menjadi dua, yaitu tacit dan explicit. Nah, bagaimana suatu Tacit Knowledge dapat menjadi Explicit Knowledge, berikut adalah model konversi knowledge menurut Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi. 

1. Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge, disebut proses Externalization
2. Tacit Knowledge ke Tacit Knowledge, disebut proses Socialization
3. Explicit Knowledge ke Explicit Knowledge, disebut proses Combination
4. Explicit Knowledge ke Tacit Knowledge, disebut proses Internalization

Socialization: membagi pengalaman melalui observasi, imitasi dan praktek. Konversi knowledge dari tacit ke tacit merupakan suatu proses "watching somebody, then doing it", "melihat kemudian melakukannya." Socialization dikenal juga dengan nama Sympathized Knowledge.

Externalization: knowledge yang ada dihasilkan melalui proses analogi, konsep, hipotesis dan model. Jadi, "doing it, then describe it", "melakukannya kemudian mendeskripsikannya." Externalization dikenal juga dengan sebutan Conceptual Knowledge.

Combination: mengkonfigurasi ulang suatu informasi melalui sorting, adding, combining dan categorizing explicit knowledge. "Reading about it, then describing it", "membaca, kemudian mendeskripsikannya." Combination dikenal juga dengan sebutan Systemic Knowledge.

Internalization: mempelajari dengan melakukan untuk diterapkan dalam dokumen, manual, dan SOP (Sytem perating Procedures).  "Reading about it, then doing it", "membaca kemudian melakukannya." Internalization dikenal juga dengan sebutan Operational Knowledge.

Sumber: 

Elias M. Awad & Hassan M. Ghaziri. Knowledge Management, Prentice Hall, Inc., A Pearson Education Company. 2003.

Knowledge

'Knowledge' adalah Pengetahuan, dan pengetahuan yang ada sangatlah penting, dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam perusahaan. Berikut akan dijabarkan mengenai pengertian dari knowledge serta jenis dan level dari knowledge.

Menurut Thomas Davenpport, Knowledge merupakan gabungan pengalaman, nilai, informasi intelektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Pada perusahaan, Knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan.

Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge:
a. Explicit Knowledge
Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit Knowledge juga dapat diartikan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi.

b. Tacit Knowledge
Adalah Knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenis Tacit Knowledge.

Pendekatan lainnya, James Quinn, Philip Anderson dan Sydney Finkelstein mendefinisikan Knowledge dalam 4 level operasional :
a. Know what atau cognitive Knowledge
Merupakan Knowledge yang diperoleh melalui pelatihan, pembelajaran, dan kualifikasi formal. Level ini sangat penting bagi perusahaan namun umumnya masih kurang mencukupi bagi keberhasilan komersial.
b. Know how – merupakan level aplikasi praktis
Pada level ini apa yang telah didapat pada level I diterjemahkan dalam pelaksanaan. Pada tahap ini merupakan era dimana Knowledge menambahkan nilai dalam suatu organisasi melalui kemampuan untuk menterjemahkan Knowledge yang bersifat teoritis menjadi eksekusi yang efektif.
c. Know why disebut juga system understanding
Merupakan Knowledge terdalam dari jaringan hubungan sebab akibat yang ada pada suatu disiplin ilmu. Level ini memungkinkan profesional untuk berpindah dari pelaksaan kerja ke pemecahan masalah yang lebih besar dan kompleks dan menciptakan solusi baru bagi permasalahan baru.
d. Care why – tahap lanjutan dari kreativitas diri (self-motivated creativity)
Merupakan level dimana inovasi radikal dapat terjadi melalui lompatan imajinatif dan pemikiran lateral.
 

dari berbagai sumber

Level/Tingkatan Knowledge Management

Masih mengenai Knowledge Management.

Rosenberg mengidentifikasi luas lingkup aplikasi KM menjadi tiga level/tingkatan, yaitu :

Level 1. Document Management

Merupakan aplikasi KM yang paling sederhana, karena KM hanya digunakan untuk memfasilitasi distribusi informasi saja.

Level 2. Information creation, sharing, and management

Aplikasi KM pada level ini antara lain : new content of information creation, communication and collaboration, real-time information management, capturing and distributing expert stories.

Level 3. Enterprise intelligence

Pada level ini KM mencerminkan “the truly know-how of the organization”. Pelaksaan aktivitas primer organisasi sepenuhnya tergantung pada keahlian berbasis pengetahuan yang melekat pada keseluruhan sistem yang terdapat dalam perusahaan. Beberapa aktivitas KM pada level ini adalah : building expert network, interacting with operational databases, performance support, leveraging organizational ”know-how”.

 

The Knowledge Management Pyramid

sumber:  Rosenberg, M.J. 2001. E-learning : Strategies for Delivering Knowledge in the Digital Age, Mc-Graw-Hill

People, Process, Technology dan KM

Kembali membahas mengenai Knowledge Management (KM), menurut Collison dan Parcell, Knowledge Management adalah wilayah yang kompleks, yang menjangkau batas-batas pembelajaran dan perkembangan, teknologi informasi, dan sumber daya manusia. Knowledge management dapat menjadi kekuatan untuk memonitor dan mengkomunikasikan apa yang tercakup di dalam perusahaan.

Collison dan Parcell membuat model yang menunjukkan kesuksesan KM dalam berinteraksi di antara tiga elemen pokok yaitu :

1. People

Yang berarti Knowledge berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk Knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada Knowledge.

2. Technology

Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

3. Processes

Terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan Knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

Ketiga elemen tersebut tidak hanya perlu, tetapi juga saling melengkapi antara satu dengan lainnya, karena Knowledge management adalah wilayah dimana tiga elemen tersebut overlap. 

sumber: 

Ghalib, A.K. 2004. “Systemic knowledge management : Developing a Model for Managing Organisational Assets for Strategic and Sustainable Competitive Advantage”, Journal of Knowledge Management Practice, available from http://www.tlainc.com/articl56.htm [6 Mei 2010, 3.48 AM]